Gladsaxe kommune har halveret papirforbruget

I løbet af fem år er det lykkedes at reducere papirforbruget i Gladsaxe Kommunes administration med over 50 %. I 2003 blev der brugt, hvad der svarer til cirka 12.380.000 stykker papir, mens forbruget i 2008 kom helt ned på 5.979.000 stykker papir. Ifølge Vicekommunaldirektør i Gladsaxe Kommune Hans H. Jensen skyldes det store fald i papirforbruget en kombination af en satsning på at digitalisere så mange arbejdsgange i kommunen som muligt og ikke mindst, at medarbejderne er blevet opfordret til at udvise almindelig omtanke, når det gælder papirforbruget. Som led i digitaliseringsprocessen besluttede kommunen fra 1. januar 2008 at vinke farvel til de gammeldags papirtrykte lønsedler. I stedet modtager de cirka 8.000 kommunalt ansatte nu deres løninformationer via e-boks. Samtidig er administrationen gået helt over til elektronisk fakturering og dokumenthåndtering, og alene beslutningen om, at regninger skal modtages og betales elektronisk, har ført til 100.000 færre breve i kommunens postkasser om året. Også kommunens kopimaskiner er blevet mindre grådige. I dag printer de på begge sider af papiret og sluger derfor kun halvt så mange ark som tidligere: ”Der vil stadig være situationer, hvor der er brug for at bruge papir, blandt andet når man skal til møde, er det rart at have papir at støtte sig til, men så sparer vi eksempelvis ved, at vores kopimaskiner er indstillet til at printe på begge sider af papiret – du skal altså fortage dig noget, hvis du vil ændre den indstilling. Det er et lille tiltag, men det har betydet en ret stor besparelse,” siger Hans H. Jensen.
Han forklarer, at udover den besparelse som digitaliseringen af rådhuset har givet, har medarbejdernes omtanke også været med til at spare endnu en bid: ”I 2004 startede vi en kampagne, hvor medarbejderne via vores intranet og plakater rundt om i huset blev opfordret til at overveje deres papirforbrug. Samtid har man i de enkelte afdelinger arbejdet med at tilrettelægge arbejdsgangene således at de ikke udløser papir, det tror jeg, har givet en ekstra besparelse,” vurderer Hans H. Jensen.

Reduktionen gavner image og bundlinje
Som øverste chef for kommunikationsafdelingen står han bag en klar politik om, at succeshistorier som kommunens papirreduktion skal kommunikeres til pressen: ”Vi føler en vis stolthed, fordi vi formår at gøre tingene mere effektivt og dermed sparer på ressourcerne, så det er klart, at vi gerne vil kommunikere det ud, når vi formår at spare på papir eller strøm eller alt muligt andet. Jeg synes også, at det betyder noget for kommunens image, at vi i forhold til at være ressourcebevidste går forrest. Samtidig har det en økonomisk effekt, at vi kan skære ned på papiret. Og det er jo altid et godt signal at sende til borgerne, at vi sparer penge,” fastslår Hans H. Jensen. Selvom kommunen har mere end halveret papirforbruget på fem år, har Hans H. Jensen stadig ambitioner om at få forbruget endnu længere ned: ”Jeg har netop bestemt, at vi skal have lavet et tjek på, hvad der stadig flyder rundt af papir i vores organisation. Vi er et rådhus med flere hundrede decentrale enheder som alle er koblet op elektronisk, men jeg har en fornemmelse af, at der stadig flyder en del papir rundt i det system, og det har jeg bedt om, at får styr på i 2009. Enkelte steder kan der jo være gamle traditioner, som ikke helt er blevet afskaffet endnu.”

www.csr.dk/kommunikation