Den ansvarlige virksomhed Involvering, væsentlighed og lydhørhed som vejviser
Hvis begrebet ansvarlig til tider synes lidt diffust at arbejde med, er der hjælp at hente i AccountAbilitys AA1000-serie. Her kan virksomheden få en guideline til, hvordan den arbejder med ansvarlighed og et redskab til at øge troværdigheden overfor interessenter. Serien er netop opdateret med to nye dokumenter.
AA1000-serien er en række forskellige dokumenter udarbejdet af den britiske organisation AccountAbility. Der er netop lanceret to opdaterede dokumenter, nemlig AA1000AS og AA1000APS, som gør AA1000 nemmere og mere tilgængelig at arbejde med - både som guideline og som pålidelighedsværktøj. AA1000 APS beskriver tre grundlæggende principper, som en ansvarlig virksomhed efterlever, mens AA1000AS er den eneste globale revisionsstandard, der er designet specifikt til assurance af interessentbaseret bæredygtighedsrapportering.
Behov for tillid
I midten af 90erne blev AccountAbility etableret som et multi-stakeholder forum af virksomheder, NGOer, akademikere og praktikere, der ønskede at sikre kvaliteten af rapportering og kommunikation og dermed undgå, at interessenter mistede troen på virksomhedernes udmeldinger på bæredygtighedsområdet. Man havde med andre ord brug for et produkt, der både kunne skabe en fælles ramme og en troværdighed overfor interessenter.
At AA1000 som udgangspunkt er et multi-stakeholder-produkt, betyder, at standarderne også revideres og justeres i samspil med en bred gruppe af interessenter. Derfor har AA1000 netop været igennem en omfattende research- og høringsproces med konsultationer og workshops, såvel som tre runder diskussion på internettet, hvor 4.500 personer fra 90 lande har kommenteret på de forskellige udkast ved brug af et wiki-software, der tillader alle at følge de indkomne kommentarer. Resultatet er de to dokumenter; AA100APS og AA1000AS.
AA1000 - fokus på interessenter
Tankegangen i AA1000 er, at interessenter skal involveres i hele virksomhedens beslutningsproces. Det betyder først og fremmest, at virksomheden skal lytte til og gå i dialog med interessenter omkring deres forventninger og bekymringer. De emner og temaer, der kommer op i denne proces, skal virksomheden analysere, vurdere og prioritere. Konkret definerer AA1000 standarden en række handlinger, som virksomheden bør gøre som led i at tage ansvar, nemlig at:
etablere en strategi baseret på en omfattende og balanceret forståelse af og respons på væsentlige temaer og interessenters krav og forventninger.
etablere mål og standarder, som strategien kan måles i forhold til.
offentliggøre troværdig information om strategi, mål, standarder og performance til interessenter, der baserer deres handlinger og beslutninger på denne information.
Det skal altså være til at måle, monitorere og sandsynliggøre, at virksomheden faktisk opfører sig ansvarligt - ikke bare i ord, men også i handling.
Involvering, væsentlighed og lydhørhed
AA1000 bygger på tre grundlæggende principper; involvering, væsentlighed og lydhørhed. Involvering handler om at muliggøre interessenters involvering i beslutningsprocessen i forbindelse med virksomhedens virke og udvikling. Det kræver en defineret proces for interessenters deltagelse, som sikrer en omfattende og balanceret løbende involvering.
Væsentlighed handler om at bestemme relevansen og betydningen af et emne for virksomheden og dens interessenter. Et væsentligt emne defineres som et, der vil påvirke beslutninger, handlinger og performance for en virksomhed eller dens interessenter.
Lydhørhed er virksomhedens respons på de krav og forventninger, der er rejst af interessenterne. Respons betyder i denne sammenhæng - dels virksomhedens respons i forhold til at udforme relevante strategier, politikker, mål og aktiviteter - og dels respons i forhold til virksomhedens kommunikation til dens interessenter. Lydhørhed handler også om at kommunikere til interessenterne på en sådan måde, at de kan træffe rettidige beslutninger.
På tværs af de tre principper ligger begrebet; indlejring - altså at de tre principper ikke bare er på plads på hovedkontoret, men at de også er anvendt på tværs af virksomheden, er integreret i måden der arbejdes på i virksomheden, og at de anvendes kontinuerligt og ikke bare sporadisk. Det handler altså om, at de tre principper skal være en integreret del af virksomhedens måde at tænke og arbejde på.
Sådan anvendes principperne
AA1000APS kan både bruges som guideline for virksomhedens arbejde med ansvarlighed og bæredygtighed og samtidig er den et redskab til at opnå større tillid og troværdighed hos interessenterne.
Ved at arbejde med bæredygtighed ud fra de tre AA1000-principper får virksomheden både mulighed for at styrke dens performance, systemer og processer på bæredygtighedsområdet såvel som at styrke kerneforretningen. Arbejdet med involvering skaber fokus på at systematisere måden, hvorpå man afdækker tendenser og interessenters krav og forventninger.
At arbejde med væsentlighed betyder, at virksomheden får en proces på plads, hvor nye emner og tendenser bliver systematisk analyseret, vurderet og prioriteret. En sådan proces skaber klarhed over, hvilke bæredygtighedsemner, der er væsentlige for virksomheden, og kan dermed fokusere virksomhedens indsats herpå.
Endelig giver den kontinuerlige involvering af interessenter og den løbende prioritering og vurdering af væsentlighed et godt grundlag for at udarbejde strategier, politiker og aktiviteter, som giver forretningsmæssige resultater. Dermed sikres det rigtige fokus, der balancerer interessenters krav og forventninger med virksomhedens forretningsmæssige mål.
Et pålidelighedsværktøj
AA1000AS giver en guideline for, hvordan der kan gennemføres assurance i forhold til virksomhedens efterlevelse af principperne. Det betyder, at virksomheden får en ekstern part til at gennemgå systemer og processer og på den baggrund vurdere, hvor langt virksomheden er i forhold til de tre principper og samtidig give anbefalinger til, hvordan man kommer videre. Brugt på denne måde er AA1000 et pålidelighedsværktøj - altså et redskab til at skabe tillid til virksomhedens arbejde med ansvarlighed og troværdighed for virksomhedens kommunikation om arbejdet.
AA1000AS kan i den sammenhæng for eksempel bruges internt som tilbagemelding til virksomhedens direktion eller bestyrelse. Her kan AA1000AS benyttes som en ramme for et review af virksomhedens arbejde med bæredygtighed. Et sådant AA1000 parathedstjek kan give værdifuldt input til virksomhedens stærke og svage sider i forhold til bæredygtighedsarbejdet og bibringe forslag til eventuelle forbedringer i virksomhedens systemer og processer. På den måde får virksomheden konkret og struktureret input til fokus- og indsatsområder.
Endelig kan AA1000AS selvfølgelig også bruges som den oprindelig er tænkt - nemlig til at skabe troværdighed overfor virksomhedens eksterne interessenter. AA1000AS er anerkendt som international assurance-standard og giver eksterne interessenter dokumentation for virksomhedens efterlevelse af de tre AccountAbility-principper og pålideligheden af data. Her gennemgår en ekstern part virksomhedens systemer og processer og afgiver derefter en erklæring, der er en del af virksomhedens bæredygtighedsrapport.
Selve erklæringen i virksomhedens rapport beskriver dels virksomhedens efterlevelse af de tre principper og dels de anbefalinger, som erklæringsgiver er kommet med til virksomheden. Samtidig skal erklæringen beskrive de kompetencer, som erklæringsgiver har for at gennemføre assurance og en beskrivelse af det arbejde, som er udført i forbindelse med assuranceprocessen - alt sammen med henblik på at skabe størst mulig transparens og dermed troværdighed i forhold til virksomhedens interessenter.
