"Jo mere overraskende, desto bedre", lyder succeskriteriet for Frederiksbergs OPI-udbud af klimaløsninger til regnvandshåndterin

På vegne af Forum for Bæredygtige Indkøb - Grøn Indkøbsuge​

Som en følgevirkning af den globale opvarmning oplever vi i Danmark mere ekstremt vejr. Flere skybrud. Oversvømmede kældre og overbelastede kloakker. Den problemstilling kender man kun alt for godt i Frederiksberg Kommune, og med en høj befolkningstæthed er de nødvendige klimasikringsløsninger ikke umiddelbart tilgængelige på markedet.

Så hvordan udbyder man en løsning, man ikke kender i forvejen?

Det behøver man såmænd heller ikke. EU’s udbudsdirektiv og udbudsloven fra 2016 har nemlig muliggjort en helt ny udbudsform, de såkaldte innovationspartnerskaber, hvor man udbyder et problem snarere end en løsning. Løsningen udvikles i et tæt samarbejde mellem den offentlige myndighed og udvalgte innovative tilbudsgivere. Og det skal der helst komme noget helt nyt ud af, hvis det står til  Frederiksberg Kommunalbestyrelse:

”Frederiksberg Kommunes indsats mod oversvømmelser og skybrud er meget ambitiøs, og denne metode er en vigtig del af vores strategi for at nå i mål. Vi står over for nye udfordringer og dermed også nye løsninger. Med denne metode sikrer vi de mest kvalificerede bud på disse løsninger – skabt i innovative og frugtbare samarbejder mellem branchen og kommunen. Jeg er ikke i tvivl om, at vi kommer til at se flere af sådanne samarbejder,” siger borgmester Jørgen Glenthøj.

Kendt problem med ukendt løsning

Kommunen har udnævnt en del af Holger Danske Vej og Kronprinsesse Sofies vej til klimaveje, hvor Frederiksberg i samarbejde med deres private partnere fremadrettet skal afprøve innovative klimasikringsløsninger. Men samtidig har kommunen  gjort sig umage med ikke at definere faste løsninger på forhånd.

Frederiksberg Kommune har i det seneste årti arbejdet målrettet med, hvordan kommunen bedst tackler de ændrede vejrforhold. Det har udmøntet sig i adskillige konkretiseringsplaner, skybrudsplaner, klimatilpasningsplaner – og ikke mindst en god dosis viden om regnvandshåndtering.

Med andre ord er man i Frederiksberg Kommune meget bevidste om, hvad det kræver at sikre bydelen mod voldsomt vejr. Lene Stolpe Meyer er projektleder på den nye samarbejds- og udbudsform. Hun fortæller, at kommunen har været godt rustet til arbejdet:

”Vores fordel er, at vi fra starten af har været ret skarpe på, hvad vores problem er, og hvad vores behov er, hvilket betyder, at vi kan fokusere på den nye type af udbud”, fortæller Lene Stolpe Meyer.

En succeshistorie om 118 klimaløsningsidéer 

En stor del af arbejdet med at finde innovative løsninger er sket gennem dialog med en bred vifte af potentielle tilbudsgivere. Kommunen erfarede, at de gennem markedsdialog ikke alene kunne komme fremtidige oversvømmelser til livs, men samtidig kunne skabe merværdi for kommunens borgere.

Markedsdialogen resulterede i, at Frederiksberg fik øjnene op for intet mindre end 118 forskellige innovative klimasikringsidéer, hvilket Lene Stolpe Meyer beskriver som en ”sand succeshistorie”.

At markedsdialogen blev så idégenererende og succesfuld skyldes blandt andet, at leverandører såvel som producenter ser et enormt potentiale i denne type projekter, der giver tilbudsgiverne en mulighed for at afprøve deres innovative klimaløsningsideer – som på sigt har potentiale for kommercialisering såvel i Danmark som i udlandet.

”Vi havde en idé om, at vores problem ikke kunne løses umiddelbart, og da vi så sad og snakkede med producenter og leverandører, viste det sig, at løsningerne til dels var derude, de skulle bare kobles sammen på en anden måde eller afprøves under andre forhold.” fortæller Lene Stolpe Meyer.

Markedsdialogen resulterede i et innovationspartnerskabsudbud, hvor der skal vælges 1-3 konsortier, der skal være med til at finde frem til den bedste klimaløsning på Holger Danskes Vej og Kronprinsesse Sofies Vej. Forhåbningen er, at konsortiernes innovative løsninger i fremtiden kan blive til standardmodeller, der passer til forskellige omstændigheder på Frederiksberg.

Lykkedes det at udvikle nogle standardmodeller, vil det bidrage til en væsentlig effektivisering af kommunens klimaprojekter. Omvendt er der også en risiko for, at klimaløsningerne ikke fungerer optimalt fra starten, men det er en risiko, der altid følger, når man investerer i innovation. Leverandøren tager ligeledes en risiko, men får til gengæld  adgang til en testfacilitet.

Ekstern hjælp gav gnidningsfrit forløb

Den vellykkede markedsdialog kan også tilskrives konsulentvirksomheden INNOBA, som Frederiksberg Kommune havde allieret sig med i den indledende markedsscreening samt faciliteringen af selve markedsdialogen. Det betød, at Frederiksberg kunne fokusere på indholdet af dialogen, uden at skulle bekymre sig om de ydre rammer og praktiske foranstaltninger.

Frederiksberg Kommune hentede også ekstern advokatbistand ind på projektet – konkret ved advokatbureauet DLH Piper.  Kommunens udbudsjurister har generelt en stor interesse i at få opbygget kompetencer indenfor den nye udbudsform således, at kommunen fremadrettet kan gennemføre flere innovationspartnerskabsudbud – også på andre områder end klimaområdet

Innovationspartnerskaber er i stor målestok kun udført en gang tidligere i Danmark, så det var her centralt for os at inddrage ekstern juridisk bistand med henblik på sparring, læring og sikring af rammevilkårene for det samlede udbudsforløb, forklarer juridisk chefkonsulent, Lotte Marcher, fra kommunens Udbudsafdeling, der er koblet ind i det tværgående klimaprojekt.

Ejerskab gjorde projektet “mega spændende”

At prøve kræfter med at udbyde Offentlig-Privat-Innovationssamarbejde (OPI) var foranlediget af Frederiksbergs deltagelse i EU-projektet ”Cleantech Tipp” , hvis fornemmeste formål er at fremme innovative grønne indkøb. Cleantech Tipp projektet rustede Frederiksberg til at håndtere og strukturere et innovationspartnerskabsforløb gennem en række seminarer. Det gav kommunen mod på at gå ad denne nye udbudsvej.

Den største barriere for innovationspartnerskaber er vanetænkning og frygten for det fremmede, mener Lene Stolpe Meyer. Den gik man i møde ved at etablere en interessentgruppe på tværs af forvaltninger, der løbende blev opdateret om projektet. Det var en måde at inddrage hele kommunen på og skabe en følelse af ejerskab til  projektet. Derudover var en støttende afdelingsleder og en motiveret forvaltning afgørende for Frederiksbergs gode oplevelse med OPI.

”Der er i vores forvaltning en følelse af ejerskab til projektet. Gejsten i endelig at få lov at udvikle og få lov at prøve det på den her måde – det har bare været mega spændende” fortæller Lene Stolpe Meyer.

En anden væsentlig succesfaktor er at have politisk støtte. I Frederiksberg, der gerne vil være en grøn klima kommune, var det ingen sag. Med elementer som virksomhedssamarbejde, brugerinddragelse og håndtering af regnvand, reflekterer innovationspartnerskabet kommunens politik og mål i Frederiksberg strategien.

”Sæt det rigtige hold! Hav lyst. Hav udfordringen. Hav dit politisk bagland i orden, og så er det bare om at klø på.” lyder Lenes gode råd til andre kommuner, der står over for at gennemføre et OPI-samarbejde.

De gode oplevelser med OPI har kun givet Frederiksberg Kommune mere blod på tanden. Planen er, at dette skybrudsprojekt  skal være en del af en større paraply af klimaprojekter. Der er meget på tegnebrættet, og med den nye erfaring i bagagen er der er ingen tvivl om, at det fremadrettet vil blive en hel del nemmere at gennemføre OPI i Frederiksberg Kommune.

Du kan møde Frederiksbergs Kommunes projektleder, Lene Stolpe Meyer, samt INNOBAs direktør og innovationskonsulent, Rikke Bastholm Clausen, på årskonferencen Grønne Indkøb i Politik og Praksis d. 9. november. Lene og Rikke er tovholdere på temaspor 4 ”Innovation i udbud”.

Fakta:

Offentlig-Privat Innovation (OPI)

• OPI er et samarbejde mellem offentlige og private med henblik på at samudvikle innovative offentlige løsninger
• Karakteristik for OPI er, at den offentlige ordregiver ikke udbyder et produkt eller en ydelse, men snarere en problemstilling
• OPI kan bidrage til ressourceeffektivitet og bedre offentlige ydelser for de offentlige myndigheder, mens OPI for private virksomhed kan medvirke til at skabe vækst og give markedsadgang til den offentlige sektor
• OPI kan, rent juridisk, tage to forskellige former:

1. Udbudsfri innovationspartnerskaber: Her retter kontrakten sig alene imod    udviklingen og ikke et efterfølgende offentligt indkøb af udviklingen
2. Udbudspligtige innovationspartnerskaber: Den indgåede kontrakt indeholder både et udviklingssamarbejde og et efterfølgende udbud.