Se med her: Sådan bliver du klar til offentlige indkøb

Bæredygtige offentlige indkøb er forbundet med næsten lige så meget håb som salget af medlemskaber i Fitness World efter nytår.

På CSR.dk kunne man helt tilbage i 2008 læse om, hvordan daværende miljøminister Troels Lund Poulsen havde præsenteret en plan, der skulle styrke indsatsen for flere bæredygtige indkøb.

I samtlige år siden da, har man talt om potentialet, om barrierer og om nye initiativer, som skal fremme det bæredygtige i de offentlige indkøb. Og alle parter - lovgivere, ordregivere og leverandører - er blevet dygtigere og klogere. Det er dog stadig ikke helt nemt at få de 300 milliarder i offentligt forbrug til at føre til bæredygtig udvikling.

Skal der flere mindre frivillighed til?
Hvis offentlige indkøb kan så meget, hvorfor går det så ikke hurtigere med at udbrede dem?

Et bud herpå kom i en fælles kronik i sommeren 2019 fra Dansk Initiativ for Etisk Handel og Dell Technology i Berlingske og på CSR.dk. Her skriver Mikkel Stenbæk Hansen og Louise Koch:

”Vi ser allerede en række gode initiativer fra enkelte kommuner, regioner og statslige institutioner, ligesom Miljøstyrelsen arbejder for at fremme denne dagsorden med Forum for Bæredygtige Indkøb, Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb og et rejsehold, der rådgiver om bæredygtigt indkøb. Desværre har det offentlige ikke pligt til at benytte sig af initiativerne…”

Men hvordan er virkeligheden for offentlige udbud? En del af svaret findes i, at før et sådant overhovedet kommer i gang, har indkøberne allerede været i gang med 57 ud af 73 sider i en trin for trin-vejledning, udgivet på udbudsportalen.dk i 2016.

Allerede i den første fase, planlægning, skal man som indkøber vælge mellem syv udbudsformer. Det virker ikke så enkelt, og man kan spekulere på, om det er en af grundene til, at der skal nagelfaste, politiske beslutninger til at få indført bæredygtighed i indkøbene i mange kommuner.

Røsten fra det offentlige indkøbs dyb
For bedre at forstå hvordan de offentlige indkøbere kan arbejde sammen med virksomhederne om mere bæredygtige udbud, har CSR.dk spurgt Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøbs (POGI) 16 medlemmer, hvad man som virksomhed skal være opmærksom på, hvis man gerne vil være leverandør til det offentlige, hvad indkøberne selv gør, og hvad der kan hjælpe. Fem af medlemmerne svarede, og det var gode svar.

Som leverandør bør man, i forbindelse med offentlige indkøb, være opmærksom på:

• At man som leverandør er nødt til at sætte sig ind i, hvordan det er, og hvad der skal til for at byde på offentlige kontrakter. Det gælder også små og mellemstore virksomheder.
• At der vil blive stillet krav og man vil skulle indgå i et samarbejde med kommunen om at udvikle på det, man leverer i løbet af en kontraktperiode.
• At man skal være bevidst om de signaler, som kommer gennem de forskellige udbud kommunerne gennemfører. Det er vigtigt ift. at vide i hvilken retning indkøbsmønstrene bevæger sig.
• At det er en fordel at være proaktiv og have en løbende dialog med ordregiveren. Leverandøren bør følge markedets tendenser (de vil typisk danne baggrund for ordregiverens intentioner).
• At nogle kommuner eller andre offentlige institutioner har en meget ambitiøs indkøbspolitik, med fokus på bæredygtighed i bred forstand og ikke kun miljø og klima. Så derfor er det en god idé som virksomhed at ruste sig bredt inden for bæredygtighed - dvs. også social og økonomisk bæredygtighed, ansvarlighed i leverandørkæden mv.
• At man i god tid forbereder sig, så man allerede kan leve op til de fleste konkrete bæredygtighedskrav, som en offentlig kunde kunne finde på at stille. For det kan være en længevarende proces at ”konvertere" til bæredygtighed.
• At det er en god idé aktivt at opsøge grønne certificeringer, mærker osv. Så begge parter er med til at drive udviklingen, ikke kun offentlige ved at stille krav..
• At man bør stille spørgsmål ved den mindste tvivl om udbuddet og brug tid på at læse og kommentere udbudsmaterialer i høringsperioden
• At offentlige indkøb er en udviklingsproces, hvor begge parter kommer med input, gerne under markedsdialog/høring, hvor muligheden for at ændre i udbudsmateriale er størst. Det er klart at foretrække, at leverandører stiller spørgsmål i udbudsprocessen hvis der er noget som giver anledning til tvivl, fremfor at afvente og så lave en klagesag på bagkant.

De offentlige indkøber prøver selv at gøre noget for at undgå misforståelser og få det bedst mulige resultat af et udbud. Det, de siger, de gør, er:

• At gøre leverandører opmærksomme på de bæredygtige fokuspunkter i udbuddet, bl.a. ud fra de overordnede strategier kommunen har.
• At informere om kommunens systemer og processer både under udbudsprocessen, men i ligeså høj grad for at forklare, hvad leverandørerne kan forvente af et fremtidigt samarbejde.
• At sparre med andre offentlige myndigheder, så krav, ønsker mv. ikke er forskellige hver gang, men at det offentliges bæredygtighedskrav til leverandørerne i stedet ensrettes. 
• At vælge en udbudsform, der passer til det aktuelle udbud (udbud med forhandling, teknisk dialog, etc.) dette vil skabe muligheder for tilpasning samt fælles forståelse for hvad det er som kommune udbyder.
• At sørge for en udvidet og åben markedsdialog, hvor ordregiveren omhyggeligt besvarer spørgsmål og gør sine intentioner helt synlige. Informationerne går begge veje – både fra ordregiver til tilbudsgiver samt omvendt. Virksomhederne gerne være opsøgende ifm. tendenser og udviklingsmuligheder, som de kan se, og det er på samme må¨de vigtigt at kommunerne er åbne overfor tilbudsgivernes input omkring det gode udbud og krav heri.
• At konkretisere miljøkrav, hvor det er muligt ved at stille krav om, at det der skal leveres, er miljømærket, som alt andet lige gør det mere klart for leverandørerne, hvad der menes. Det skal helst være mærker som Svanen og Blomsten, også kaldet Type 1-mærker
• At hele tiden forsøge at være “et skridt foran”, så man ikke pludselig kommer med et udbud med nye krav, som leverandørerne ikke kan nå at omstille sig til.

Svarene fra POGI’s medlemmer på spørgsmålet om, hvad de gør for at styrke dialogen med potentielle leverandører, handler næsten alle elementer som markedsdialog, markedshøring, eller spørgsmålsmøder. Det er alle navne for formaliseret kontakt mellem ordregiver og leverandør, som er knyttet til forskellige typer af offentlige udbud. De offentlige indkøbere siger, at de:

• Forsøger at have en åben dialog med markedet, f.eks. gennem markedsdialogen, som i nogle kommuner gennemføres forud for hvert udbud. En anden mulighed er spørgemøder ifm. at udbuddet offentliggøres samt i forbindelse med statusmøder i kontraktperioden. Af og til sender indkøberne udbudsmateriale i høring blandt leverandører for at sikre, at kravene giver mening, herunder også bæredygtighedskrav.
• Afholder stormøder for leverandørgrupper med forskellige bæredygtige temaer (eksempelvis bæredygtigt træ, alternativ til fossile brændstoffer, genbrug), og har ellers løbende dialog med samarbejdspartnere om udvikling og innovation på området og med leverandører om kommunens kommende tiltag (udfasning af fossilfrie brændstoffer, bæredygtigt træ, reducering af plast, produktudvikling, logistik og leveringsbetingelser). Disse sidste tiltag dækker dog langt fra alle offentlige institutioner.
• Arbejder sammen med andre kommuner på fællesmøder for leverandørmarkedet. F.eks. når de ønsker, at markedet inden for et bestemt område skal rykke sig i en mere bæredygtig retning, fx mærkning af bestemte varegrupper. (Se eksempelvis artikel om krav til arbejdstøj).