Forenede Service styrker medarbejdernes stemme med digital APV

Med en digital APV og uddannelse af lederne vil Forenede Service gøre det lettere at samle medarbejdernes erfaringer og bruge dem i det løbende arbejdsmiljøarbejde. Ambitionen er en tættere forbindelse mellem det, medarbejderne oplever og de indsatser, der bliver prioriteret i driften.

Hver dag får medarbejderne i Forenede Service kundernes arbejdspladser til at fungere. Med faglighed og ansvar skaber de rammer, der giver kunderne ro til at fokusere på deres kerneopgaver. Den værdi kalder vi Hverdagskraft.

 Arbejdspladsvurderingen, APV, er en lovpligtig del af arbejdet med et sundt og sikkert arbejdsmiljø. Forenede Service har udviklet en digital løsning til at understøtte dette arbejde. Den skal gøre det lettere at indsamle og skabe overblik over medarbejdernes erfaringer på tværs af en geografisk spredt organisation.

”Vores medarbejdere får hver dag andre menneskers hverdag til at fungere. Vi har et ansvar for at skabe gode rammer for deres arbejdsdag. Det kræver, at vi lytter til deres erfaringer og bruger deres viden til at udvikle vores arbejdspladser,” Henrik Luxhøj, administrerende direktør i Forenede Service

En fælles tilgang på tværs af arbejdssteder

Forenede Services medarbejdere har deres hverdag på mange forskellige arbejdssteder hos kunderne. Det stiller krav til, hvordan virksomheden samler viden om arbejdsforholdene og bruger den i det lokale arbejdsmiljøarbejde. 

APV-arbejdet har tidligere i høj grad været baseret på fysiske besøg fra arbejdsmiljø- og uddannelsespartnere. Den digitale løsning skal understøtte dialogen mellem medarbejdere, ledere og arbejdsmiljøorganisationen og give et mere samlet grundlag for at prioritere indsatser på tværs af organisationen. Den personlige kontakt er fortsat central i arbejdet med at forstå og håndtere de lokale forhold.

”Den personlige kontakt har stor værdi. Den digitale APV skal hjælpe os med at samle medarbejdernes erfaringer og få et bedre grundlag for dialogen om deres hverdag,” siger Kenneth Mikkelsen, arbejdsmiljøpartner i Forenede Service.

For medarbejderne kan det handle om arbejdsstillinger, hjælpemidler eller samarbejde. De kender forholdene på deres arbejdssteder og har derfor vigtig viden om, hvad der fungerer, og hvor der er behov for forbedringer.

Deltagelse kræver også tryghed og tilgængelighed. I tilrettelæggelsen er det derfor vigtigt at tage højde for forskellige sproglige og digitale forudsætninger og behov for hjælp til at forstå spørgsmålene eller bruge løsningen. Medarbejderne skal have klar information om, hvordan deres oplysninger behandles, hvem der har adgang til svarene.

Det ligger i forlængelse af Forenede Services kernefortælling, hvor processer skal understøtte mennesker, og ansvar indebærer at følge opgaven til dørs. I APV-arbejdet er ambitionen at gøre det tydeligere for medarbejderne, hvilke temaer der bliver arbejdet videre med, og hvordan opfølgningen foregår.

Fra besvarelser til prioriterede indsatser

Den digitale besvarelse er en del af et større arbejdsmiljøarbejde. APV-processen omfatter blandt andet vurdering af risici i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, inddragelse af sygefravær, handlingsplaner og opfølgning på, om løsningerne virker.

Den digitale løsning skal understøtte processen, der fremgår af figuren. I takt med at den tages i brug, vil Forenede Service få erfaring med deltagelsen og med, hvordan resultaterne kan bruges i driften. Det skal danne grundlag for at udvikle arbejdsformen og vurdere de konkrete indsatser.

”I driften skal vi skabe sammenhæng mellem det, medarbejderne fortæller os, og det, vi gør. Vores ledere har en vigtig rolle i at prioritere indsatserne og skabe dialog om det videre arbejde,” siger Camilla Kondrup, driftsdirektør i Forenede Service.

Handlingsplanerne skal beskrive de problemer, der kræver en indsats, hvem der har ansvaret, og hvornår der skal handles. Opfølgningen skal belyse, om løsningerne virker. Den konkrete form afhænger af problemets karakter og kan blandt andet bygge på dialog, observationer eller relevante målinger.

”Medarbejdernes erfaringer er afgørende for vores arbejdsmiljøarbejde. Vi skal både lære af det, der fungerer godt, og tage hånd om de udfordringer, der bliver peget på. Derfor er opfølgningen lige så vigtig som selve besvarelsen,” siger Kenneth Mikkelsen.

Lederne skal kunne føre arbejdet videre

Forenede Service kobler uddannelse af lederne til den digitale APV. Uddannelsen omfatter brug af systemet, vurdering af resultater og arbejdet med handlingsplaner og opfølgning i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen. Uddannelsen er en central del af forbindelsen mellem medarbejdernes besvarelser og det videre arbejde på arbejdsstederne.

”Et system skaber først værdi, når vi kan bruge det i hverdagen. Derfor uddanner vi vores ledere i både systemet og arbejdet med handlingsplaner. Det skal give dem et bedre grundlag for at prioritere indsatser og følge op sammen med medarbejderne,” siger Christian Krogh Vermehren, uddannelsespartner i Forenede Service.

Et fælles grundlag for dialog med kunderne

Når medarbejdernes arbejdsdag foregår hos kunderne, kan udviklingen af arbejdsforholdene kræve samarbejde om de lokale rammer. Det kan f.eks. være adgangsforhold, plads til udstyr eller tilrettelæggelsen af opgaverne.

Medarbejdernes erfaringer kan give Forenede Services ledere et mere konkret grundlag for den dialog. Fokus er de arbejdsforhold og løsninger, som parterne kan samarbejde om. Hensynet til medarbejdernes fortrolighed skal indgå i vurderingen af, hvilke oplysninger der er relevante at bringe videre, særligt på små arbejdssteder.

”Når vi ved, hvad medarbejderne møder i deres arbejdsdag, kan vi tage en kvalificeret dialog med kunden om rammerne for arbejdet. Det giver os mulighed for sammen at finde løsninger, der understøtter medarbejdernes trivsel og den service, vi leverer,” siger Camilla Kondrup.

For kunderne er potentialet et stærkere samarbejde om de rammer, servicen bliver leveret under. For Forenede Service giver den samlede viden mulighed for at prioritere arbejdsmiljøindsatsen, dele gode erfaringer og målrette forebyggelsen.