Rapport fra frontlinjen: Sådan forbereder virksomhederne sig på nye rapportingskrav

Gad vide hvordan danske virksomheder arbejder med de nye rapporteringskrav? CSR.dk har stillet en række af sine partnervirksomheder tre spørgsmål for at bidrage med inspiration.

Vi har spurgt virksomhederne om:

• Hvad de ser som den største forandring, der er undervejs, i forhold til rapportering på samfundsansvar? 
• Hvad de gør for at forberede sig på nye krav og forventninger?
• Hvilke dele af virksomheden, der er involveret i det arbejde?

Svarene fra de første fire virksomheder; Topsoe, Nuuday, Nilfisk og Ege Carpets, kan læses i deres helhed længere nede på siden. De spænder vidt, men tre ting er de fælles om: 

1. Alle er stærkt optaget af at få styr på data. De gør det ikke på samme måde eller med samme motiv, men alle arbejder med at få hold på bæredygtighedsdata.
2. Der er bred enighed om, at fordi de nye rapporteringskrav fra EU endnu ikke er endeligt vedtaget, så er det lidt som at arbejde med bind for øjnene lige nu.
3. Opbakningen til ensretning og standardisering af data og det, der omtales som professionalisering af rapportering, er ligeledes bred.

I løbet af de kommende uger, vil vi udgive svar fra flere virksomheder, men de første fire kan læses her:

Topsoe

Hvad ser du/I som den største forandring, der er undervejs, i forhold til rapportering på samfundsansvar? 
Den største forandring er den endnu større forventning til gennemsigtighed, målbarhed og resultater. Fremad stilles der store krav til virksomhedernes forberedelse på rapportering, da der skal fremvises måltal og disse i et vist omfang skal auditeres. Med den nye regulering kommer der også en længe ventet ensretning af rapportering, så bæredygtighedsrapportering faktisk kan sammenlignes på tværs af industrier og virksomheder.

Hvad gør I allerede nu for at forberede jer på nye krav og forventninger? 
Vi arbejder lige nu benhårdt på at få vores bæredygtighedsdata og systemerne herfor modnet. Derudover arbejder vi også på at optimere vores interne governance på rapportering, og ikke mindst etablering af nye roller og ansvar. Vi udgav den første bæredygtighedsrapport i 2018, og siden da er det gået rigtig stærkt. Men vi har stadig noget arbejde foran os, for at være klar på CSRD.

Hvilke dele af jeres virksomhed er involveret i det arbejde? 
Mange er det korte svar! Topsoe’s audit committee overser og godkender rapportering. I styregruppen sidder medlemmer fra direktionen, herunder CEO, CFO, CCO og CSIO (strategy and innovation, red.). Projektledelsen er forankret mellem Finance og Sustainability-afdelingerne som koordinerer med mange interne bidragsydere. Kommunikationsafdelingen har ansvar for layout, tone of voice og brand.

Nuuday

Hvad ser du/I som den største forandring, der er undervejs, i forhold til rapportering på samfundsansvar? 
Vi ved at nye krav med omfattende standardisering er på vej, men kender endnu ikke detaljerne. På et niveau ser vi det som en fordel, at omfattende rapportering bliver obligatorisk, fordi det kan hjælpe med at drive vores bæredygtighedsarbejde internt. Det udestår dog at se, om den nye lovgivnings krav vil flugte med den megen rapportering, vi allerede bedriver på baggrund af krav fra pensionskasserne i vores ejerkreds, til Ecovadis osv. Sideløbende ændrer andre parter som f.eks. Global Compact deres krav til rapportering, så det er et krævende felt.

Vi forudser, at det kan blive ekstremt ressourcekrævende at sørge for kvalitetsdata, hvis der ikke bliver sørget for en høj grad af koordination mellem kravene. Ressourcer, som vi nok hellere ville bruge direkte på at skabe forandring.

Hvad gør I allerede nu for at forberede jer på nye krav og forventninger? 
Vi afventer stadig den endelige udgave af de nye krav. I mellemtiden er vi i gang med et simplificeringsprojekt, hvor vi er i dialog med mange af dem, vi allerede rapporterer til, for at se, om vi kan få ensrettet nogle af de oplysninger, vi sender videre.

Hvilke dele af jeres virksomhed er involveret i det arbejde?
Udviklingen af vores rapporteringssystem bor i vores Sustainability og Public Affairs-team. Men vi arbejder naturligvis sammen med kollegaer fra HR, vores sikkerhedsorganisation og finansafdelingen, fordi de leverer de nødvendige data.

Nilfisk

Hvad ser du/I som den største forandring, der er undervejs, i forhold til rapportering på samfundsansvar? 
I overordnede vendinger er den største forandring af rapporteringsdagsordenen et skifte fra at være et tekst-båret dokument til at blive et data-båret dokument. CSR- og Sustainability-data bliver det bærende element i rapporten fremadrettet, og det betyder fx, at vi skal forme teksten på baggrund af data, ikke omvendt. Det stiller blandt andet krav til virksomhedernes interne data systemer og datakvalitet.

Hvad gør I allerede nu for at forberede jer på nye krav og forventninger? 
Vi laver blandt andet en gap-analyse op imod de kommende rapporteringsstandarder og -rammeværk for nøjagtigt at kunne identificere de nødvendige forbedringer og opstramninger, der skal til, for at Nilfisk kan rapportere i fuld overensstemmelse med det nye compliance-regime. Derudover mander vi op i vores sustainability-team, og vi har fået vores GHG-rapportering fra 2021 verificeret, ligesom vi forventer at gøre os erfaringer med at auditering af CSR-rapporten, inden det bliver et lovkrav.

Hvilke dele af jeres virksomhed er involveret i det arbejde? 
Det korte svar er vores globale finansafdeling og vores globale sustainability-team. Men det er kun starten. Som alle, der arbejder med rapportering, ved, så er der utroligt mange bidragsydere til en rapporteringscyklus. Vi har Nilfisk-kolleger både i Danmark og globalt, der bidrager på forskellig vis. Kæden er ikke stærkere end det svageste led, så vi skal alle have et endnu større fokus på datakvalitet. I forhold til governance er det Nilfisk’s revisionsudvalg, som overser udviklingen indenfor vores CSR-rapportering.

Ege Carpets

Hvad ser du/I som den største forandring, der er undervejs, i forhold til rapportering på samfundsansvar?
Fos os er det nyt at skulle sætte økonomiske beregninger ind i ligningen. Vi har ikke tradition for at opgøre den tredje bundlinje helt konkret i kroner og ører, og vores produkter er meget komplekse. Vi har arbejdet med bæredygtighed i så mange år, at det er en integreret del af vores tankesæt og vores produktionsprocesser, og jeg ved endnu ikke, hvordan vi kan gøre det op i kroner i ører, at vi genanvender 80% af farvestofferne, at vi sender overskudsvarme ud i fjernvarmesystemet, at vi sender affald til genanvendelse osv. Omvendt ved vi heller ikke endnu præcis, hvad kravene omkring dette bliver. Måske er det slet ikke det, vi skal. Derfor er der meget usikkerhed om, hvad vi reelt skal gå i gang med.

Hvad gør I allerede nu for at forberede jer på nye krav og forventninger? 
Vi opsøger viden, hvor vi end kan, men der er stadig rigtig mange ubesvarede spørgsmål – primært fordi de fleste af lovene endnu ikke er vedtaget i deres endelige form, og derfor er der ikke svar på de helt konkrete spørgsmål endnu. Vi ved, at loven er på vej, og at den mere eller mindre bliver med tilbagevirkende kraft. Det vil sige, at vi skal have styr på tingene, før loven er vedtaget – men vi ved ikke, hvad vi skal have styr på. Vi har aftalt at mødes med vores revisionsfirma, når CSRD er endeligt vedtaget, så vi kan få vejledning i, hvordan vi kan leve op til de nye krav. Vi kommer til at tage udgangspunkt i vores nuværende CSR-rapportering med konkrete informationer om, hvad vi mangler for at leve op til de nye krav.

Hvilke dele af jeres virksomhed er involveret i det arbejde? 
Ind til videre er det primært CSR-afdelingen, der forsøger at finde ud af, hvordan de nye krav skal håndteres. Når de konkrete love er vedtaget, bliver vores regnskabsafdeling også involveret, da det i mange tilfælde er dem, der skal finde de data i systemet, som vi fremover kommer til at skulle bruge til rapporteringen. Jeg forestiller mig også, at vi vil involvere produktionsledelsen, fordi der måske fremover skal indhentes flere data end hidtil, og det kan kræve nyt setup ift. måling mm.

Tak til Stinne Hjulmand, Sustainability Specialist i Topsoe, Robert Kirstejn Schmidt, Head of Sustainability, Nuuday, Malene Thiele, Global Director, ESG & Sustainability i Nilfisk og Dorthe Aaboe Kallestrup, Global CSR Lead i Ege Carpets.